14v Mailarchiv – rechtssichere E-Mail-Archivierung für Träger der öffentlichen Verwaltung
Die Situation – steigende Anforderungen an Kommunen und Verwaltungen
In Städten, Gemeinden und Kreisen nimmt die Zahl an E-Mails stetig zu – mit Verträgen, Bürgeranfragen, Ausschreibungen und sensiblen Verwaltungsdaten. Entscheider in der öffentlichen Verwaltung stehen unter dem Druck, diese Kommunikationsströme revisionssicher, gesetzeskonform (z. B. GoBD, DSGVO) und langfristig verfügbar abzulegen. Klassische Mailserver wie Exchange oder Postfix leisten viel, sind jedoch nicht für die dauerhafte, manipulationssichere Archivierung ausgelegt.
Genau hier setzt das 14v-Mailarchiv der Netzwerkagentur Saarland an: eine praxisbewährte Archivierungslösung, die speziell für öffentliche Verwaltungen entwickelt wurde.
Was kann die Verwaltung tun – rechtssichere Prozesse etablieren
Mit dem Einsatz eines Mailarchivierungssystems schaffen Kommunen und Verwaltungen die Grundlage für:
- Revisionssichere Speicherung aller E-Mails inklusive Anhänge – unabhängig vom ursprünglichen Mailserver
- Transparenz und schnelle Recherche dank Volltext-Indizierung aller archivierten Daten
- Hohe Flexibilität in der Datenablage – Speicherung auf Server, NAS, SAN oder in Cloud-Systemen wie Amazon S3
- Nahtlose Integration durch offene Schnittstellen (REST-API) in bestehende Verwaltungsanwendungen, Dokumentenmanagementsysteme oder Fachverfahren
Entscheider profitieren damit von rechtlicher Sicherheit, einer klaren Compliance-Strategie und einer spürbaren Entlastung im Verwaltungsalltag.
Was kann one4vision tun – unsere Lösung für Ihre Verwaltung
Mit dem 14v-Mailarchiv erhalten Träger öffentlicher Verwaltung eine leistungsfähige, zukunftssichere Lösung, die sich nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen einfügt.
Unsere Vorteile im Überblick:
- Unterstützung aller gängigen Mail-Standards (SMTP, POP3, IMAP4)
- Webdienst-Integration über offene APIs – einfach erweiterbar für digitale Verwaltungsprozesse
- Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für maximalen Schutz vor unautorisierten Zugriffen; optional erweiterbar mit privacyIDEA von NetKnights
- Datensicherheit Made in Germany – DSGVO-konform, verschlüsselt, hochverfügbar
- Mehr als 30 Jahre Erfahrung im Bereich kommunaler IT-Infrastrukturen
Ob als eigenständige Lösung oder als Ergänzung zu Ihren bestehenden Systemen: 14v-Mailarchiv macht Ihre Verwaltung rechtssicher, transparent und effizient.
FAQ – 14v Mailarchiv für Träger öffentlicher Verwaltung
Warum benötigt eine Verwaltung ein separates E-Mail-Archivierungssystem?
Mailserver wie Microsoft Exchange, Postfix oder andere Systeme sind auf den Versand und Empfang von E-Mails ausgelegt – nicht jedoch auf eine revisionssichere Langzeitarchivierung. Für Kommunen, Städte und Kreise gelten gesetzliche Vorgaben wie GoBD und DSGVO, die eine manipulationssichere Aufbewahrung aller geschäftsrelevanten E-Mails erfordern. Mit 14v-Mailarchiv erhalten Sie eine rechtssichere, dauerhaft verfügbare Lösung, die sich nahtlos in bestehende IT-Strukturen einfügt.
Welche Standards und Systeme werden unterstützt?
14v-Mailarchiv unterstützt alle gängigen Mail-Standards wie SMTP, POP3 und IMAP4. Dadurch ist die Lösung unabhängig vom eingesetzten Mailserver nutzbar. Zudem lässt sich die Archivierung flexibel auf Plattformen wie lokale Server, NAS, SAN oder Cloud-Speicher (z. B. Amazon S3) einrichten.
Wie funktioniert die Suche nach archivierten E-Mails?
Alle E-Mails inklusive Anhängen werden im Volltext indiziert. Das bedeutet: Jede archivierte Nachricht kann per Suchfunktion schnell und zuverlässig gefunden werden – unabhängig von Absender, Betreff oder Dateianhang. So sparen Verwaltungsmitarbeiter wertvolle Zeit bei der Recherche.
Kann das 14v-Mailarchiv in bestehende Verwaltungssoftware integriert werden?
Ja. Dank einer REST-API sowie offener Schnittstellen lässt sich 14v-Mailarchiv problemlos in andere Anwendungen einbinden – etwa Dokumentenmanagementsysteme oder Fachverfahren. Damit wird die E-Mail-Archivierung Teil Ihrer bestehenden digitalen Verwaltungsprozesse.
Wie sicher ist der Zugriff auf das Archiv?
Standardmäßig erfolgt der Zugriff über Benutzername und Passwort. Zur Erhöhung der Sicherheit kann das System um eine Zwei-Faktor-Authentisierung (2FA) erweitert werden. Mit dem Zusatzmodul privacyIDEA von NetKnights wird der Zugriff zusätzlich an ein Sicherheitsmedium gebunden – unautorisierter Zugriff wird so wirksam verhindert.
Erfüllt das System die Anforderungen an Datenschutz und Rechtssicherheit?
Ja. 14v-Mailarchiv archiviert alle E-Mails manipulationssicher und revisionssicher gemäß den gesetzlichen Vorgaben (GoBD, DSGVO). Die Daten werden verschlüsselt abgelegt und sind jederzeit nachvollziehbar. Damit erfüllen Kommunen und Verwaltungen alle rechtlichen Anforderungen an eine moderne E-Mail-Archivierung.
Wie lange können E-Mails aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsdauer ist flexibel einstellbar und richtet sich nach den gesetzlichen Vorgaben bzw. den internen Aufbewahrungsfristen Ihrer Verwaltung. 14v-Mailarchiv sorgt dafür, dass keine E-Mail vor Ablauf der vorgeschriebenen Frist gelöscht oder verändert werden kann.
Welche Vorteile bringt die Lösung konkret für unsere Verwaltung?
Mit 14v-Mailarchiv profitieren Sie von:
– Revisionssicherer und gesetzeskonformer E-Mail-Archivierung
– Unterstützung aller gängigen Mail-Standards
– Volltextsuche in allen E-Mails und Anhängen
– Flexibler Speicherung auf Server, NAS, SAN oder Amazon S3
– Integration über REST-API in bestehende Verwaltungssoftware
– Optionaler Zwei-Faktor-Authentisierung (privacyIDEA)
– DSGVO-konformer Datensicherheit „Made in Germany“
E-Mail-Archivierung - rechtssicher, komfortabel, nahtlos integrierbar.
Machen Sie Ihre Verwaltung zukunftssicher – mit einer rechtssicheren E-Mail-Archivierung, die sich nahtlos in Ihre Infrastruktur integriert. Kontaktieren Sie uns noch heute für eine unverbindliche Beratung.